准备几个好问题

《消灭一切无聊的会议》
出版社：浙江科学技术出版社
作 者：【日】园部浩司

  如果你是一个中层管理者，每周可能有35%的工作时间用来开会。如果你是高层管理者，这个时间则可能超过50%。这就意味着，你可能要把一半以上的工作时间用于组织会议和参加会议。

 
  如何让会议成为真正的创新之地？《消灭一切无聊的会议》提出，会议组织者要先准备几个好问题。
 
  在设计问题时，会议组织者要以简洁易懂为基本原则，这样的问题不需要大家苦思冥想，凭直觉就能回答出来。
 
  例如，当会议组织者问出“大家心目中职场的理想状态是什么样子”时，参会人员恐怕一时间反应不过来。
 
  但是，如果会议组织者问出“什么样的职场是最棒的”时，大家就很容易想到答案，例如“不怎么加班”“同事们都很有干劲，相互之间关系很好”“做出的努力能得到相应的回报”，等等。
 
  从上述案例不难看出，针对提出的问题，参会人员能流畅地写下3个以上答案的就是好问题。
 
  如果无法推测参会人员能不能在听到问题后写出3个答案，会议组织者可以换一个角度思考：自己在听到该问题后，能不能写出3个答案。通过反复设计问题、比较问题，模拟回答，会议组织者最终一定能够找到好问题。
 
  一开始，会议组织者可能会在控制问题的抽象程度时遇到一些困难，由日本学者川喜田二郎创立的创造性问题解决方法—— KJ法（亲和图法）
 
  可以帮助会议组织者解决问题。
 
  KJ法是指通过分类归纳语言文字资料，从复杂现象中整理思路并解决问题，其应用步骤有5个：一是将问题展示出来。提前准备好白板和便笺，白板最上面的部分用来记录问题，从而实现问题的可视化，供参会人员随时确认。
 
  二是参会人员在3分钟内将意见写在便笺上。注意避免使用自动铅笔和圆珠笔，尽量使用较容易辨认的记号笔。
 
  三是收集、整理便笺。将收回的便笺贴在白板的左侧，同时读出便笺上的内容，询问全体参会人员是否有人持类似的意见，并将相应的便笺收集起来。收集完成后，将它们依次贴在左侧第一张便笺的下方，完成分类。
 
  四是为每一类意见取标题。当所有便笺都贴到白板上，形成分类后，会议组织者就可以对每类意见进行概括，取一个标题。如果概括不了，可以从意见中选择一个最容易理解的描述，直接把它当作标题。
 
  五是对照分类表，全员讨论。参照分类表，让参会人员自由发言。贴在白板上的便笺可以保证所有人的意见都被读取。
 
  上述步骤大约会花费20分钟。
 
  只要20分钟，会议组织者就能针对一个主题收集到众多意见并完成整理，比用语言交流、总结的效率高出好几倍。实际上，人们在进行语言交流时不太容易达成一致，这不仅会造成时间上的拖延，还会给人带来极大的精神压力。
 
  最后，需要注意的是，收集参会人员意见的目的是让会议被充分关注和讨论，并不意味着无论什么意见都要收集。作为会议组织者，甄选和采纳契合会议主题、鞭辟入里的意见也是组织好一场会议的基本功。（来源：湛卢文化）