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确保工作如期完成

2022-8-14    作者:关苏哲    来源:    

确保工作如期完成

《死线效应》
出版社:中国财政经济出版社
作者:[美] 克里斯托弗·考克斯


  日常工作生活中,你是否会遇到这些问题:信心满满地在一周内制定了许多目标,但一周后发现只完成了不到30%;被要求同时启动两个项目,结果顾此失彼,没有一个令你满意;制订下个季度的几项重点工作计划,却因为觉得每项工作都重要,难以突出重点,你甚至会觉得自己有拖延症。《死线效应》给出的解决方案是——为工作任务设置截止日。但设置截止日也有负面效果。因为只要你设置了截止日,往往到最后时刻才开始着手准备,这样完成时间反而容易被延迟,跟我们小时候考试前才临时抱佛脚复习有点类似,这种现象被称为“死线效应”。


  如何为重要紧急的事情设置截止日,同时又能降低最后时刻完成工作带来的负面影响?

  把截止日分解为一个个更短的截止日,为接下来的工作留出更多余地。多年前,我曾负责为一个互联网公司做营销,当时团队成员策划了一个会员购物满100元送20元优惠券的促销活动,使用期限是90天。我建议围绕另外一批会员重新发放使用期限仅为21天的优惠券,甚至还可以试试更短的使用期限,比如3天内购买满100元减10元的促销活动。

  结果最终数据显示:90天满100元减20元的优惠券兑换率仅为5%,21天满100元减20元的优惠券兑换率为12%,3天内购买满100元减10元的活动,兑换率高达15%.研究表明,愿意今天就得到100元,还是明天得到102元,很多人会选择前者,因为大部分人都是短期思维者,做决策时急功近利,这个倾向通常被称为现实偏差,所以,更短的截止日反而会促进任务如期完成。

  设置中间截止日,先完成一个个小目标。关于小目标,作者的一个建议是设置检查点,确保每个节点都按时完成。而设置中间截止日,完成一个个小目标,是获得好成绩的最有效方法之一。因为任何大目标,其实都是由一个个里程碑的小目标组成。

  克服规划谬误,不断修正时间表。大多数人倾向于低估完成工作要花费的时间。同样,如果一个项目有预算,我们也会低估它最终耗费的金钱。类似的例子不胜枚举,曾经有一项全球性研究考察了258个交通基础设施,其结果表明,其中86%都超过了最初预算。

  阿莫斯·特沃斯基和丹尼尔·卡尼曼曾在一篇论文中把这种过于乐观的倾向称为“规划谬误”,即对于按时完成项目和经费预估持最乐观的态度,从而忽略了任何可能会修正时间表的信息。

  过度自信算是著名的决策陷阱之一。所谓过度自信,除了高估自己能力,也会对未来过于乐观。过度乐观主要有两种表现形式,其一是对于未来无法控制的事件,人们往往给出非常乐观的预测,其二就是规划谬误。

  制订工作计划时,我们忽略了一个事实:成功需要很多有利条件相互配合,而一个小差错就可能会使一切偏离轨道。有一个方法可以帮助克服或减缓规划谬误,就是使用问题界定中的一个关键提问:过去类似项目,我们或他人实际所需的时间和预算是多少,过去是否也曾出现过延期或超支问题,然后根据过去,不断修正项目完成时间表。

  《死线效应》这本书的7个方法,对那些无法按时保证质量完成工作的人会有所帮助,让你对时间管理和效率提升有新的认知。
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