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有效沟通的技巧

时间:2019-3-20 14:54:47  作者:文刀刘  来源:
内容摘要:良好的沟通可以为企业管理层和员工之间创造平等的交流平台,提供良好的交流通道,增强员工在企业中的责任心和荣誉感,在分配工作任务时,能起到事半功倍的作用,从而促使企业朝着健康阳光的方向发展

  有效沟通是通过听、说、读、写等载体,采用演讲、会见、对话、讨论、信件等方式将思维准确、恰当地表达出来,以促使对方更好地接受,主要指组织内人员的沟通,尤其是管理者与被管理者之间的沟通。

  良好的沟通可以为企业管理层和员工之间创造平等的交流平台,提供良好的交流通道,从而消除一些不必要的误会,让员工对企业有更强烈的归属感和使命感,增强了员工在企业中的责任心和荣誉感,激发员工的工作热情,提高员工的工作满意度,在分配工作任务时,能起到事半功倍的作用。因此,有效沟通已经越来越多地应用于企业管理中。

  “看图办事”的作用

  江苏隆力奇生物科技股份有限公司是民族日化品牌,其独创的“木工理论”管理模式于2009年获得第三届哈佛《商业评论》“管理行动”大奖,成为获得此项管理殊荣的25家企业中唯一的一家民族日化企业。

  企业想占领市场,必须抓住市场的两头,一头是客户需求,另一头是组织员工生产出符合客户需求的产品和服务。隆力奇倡导的“木工理论”即通过有效沟通,将从客户需求到企业生产的复杂过程简单化,并保证信息在流通过程中不扭曲、不变形、不走样,让每道工序的每个员工都能在清楚了解客户需求后,朝着满足客户需求的目标努力。

  为什么这种管理模式被称为“木工理论”?木工的工作流程讲究线性管理、条块分割、合理选材和周密细致,对图纸的要求非常严格,木工要“看图执行任务”,这和企业管理是相通的。

  隆力奇如何将“木工理论”应用于企业管理中?通常,大多数企业习惯用文字的形式呈现每个岗位的职责以及每项工作的具体流程,但隆力奇却改变了这一做法,将工作流程用图表形式展示。这样的操作模式有两大优势:一是将抽象的问题可视化,二是将复杂的问题简单化。从会议室到科研基地,每一个走廊墙壁上都用大幅展板清楚地图解公司工作流程和管理模式。即使完全不懂管理的人,看到指示清晰的图板,也会知道自己该怎么做。

  比如财务部门工作人员的主要工作内容为以下几项:正确进行会计核算,降低资产成本,提高资产运营效率,完善及实施各种优化管理措施,对授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、授权批准与监督检查等,因为关系到钱的问题,通常财务部的工作流程都比较繁琐,有时仅仅内部报销就有好几道手续,对于刚入职的工作人员或者提请报销次数较少的人员来说容易出现纰漏或失误。为了避免这一问题,隆力奇运用“木工理论”,将报销流程用一张清晰的表格展示出来,这样一来,需要办理相关业务的人员就可以一步步按照图示操作,既高效又不会出现差错。

  这种“看图办事”的沟通模式不仅仅适用于财务部门,而是存在于整个隆力奇内部。“看图办事”只是隆力奇“木工理论”中很小的一个技巧,但其沟通效果却很显著。

  自下而上的技巧

  刘经理是一家软件公司的市场部经理,该公司有一项奖励制度,每到年末,会在公司选取两个表现突出的部门,奖励该部门员工为期一周的出国游。受奖励部门的选择通过公司高层会议投票决定,投票结束后有一周的保密期,这一周,部门总监可以根据部门员工表现来决定出国人数(可以全去也可以选取部分员工去)。这一年,市场部因为全年工作业绩突出,得到了其中一个出国游的名额。

  在保密期,部门总监将此事告知了刘经理,刘经理得知该消息后喜忧参半,喜的是自己部门的工作得到了上级领导的认可,忧的是部门一共12名员工,却只有10个出国名额,不让谁去都对自己今后的工作不利。思来想去,刘经理决定找部门总监进一步沟通,再争取2个名额。

  刘经理:总监,我看这几天公司员工的工作热情都特别高,估计都盼着自己的部门能获得出国游机会呢。

  总监:奖励出国游一是让大家放松放松,以便更好地迎接来年的工作;二是激励大家,以此增加公司的凝聚力。市场部的表现大家有目共睹,能获得这次机会是理所应当的。

  正式通知那天大家一定会非常高兴的。

  刘经理:是啊,我看工作之余大家都在猜测这件事,咱们部门的员工还挺自信的,有的员工已经在商量出国后采买什么物品呢,其中就有小王、小丁和小陈。

  总监:特意少给你们2个名额是因为有几位员工的工作积极性相对不高,希望通过这种形式起到鞭策的作用,明年好跟上大部队的脚步。

  刘经理:今年下半年确实有几位员工工作表现相对不如上半年,但都是因为家中的一些突发情况,这个责任主要在我,没能更合理地对工作进行安排调整,导致他们的工作表现稍显不足。总监您希望通过这样的方式对他们起到促进作用我觉得也是有道理的,但从公司安排此次出游的初衷来看,公司花了这么多钱,如果因为两个员工降低了效果就太可惜了。您看是不是还让他们去。或者出发前我先单独跟他们谈谈话,说明情况,相信他们也会有所感悟,来年会为公司创造更多收益。不知道我的想法是否妥当,还请您考虑一下。

  经过刘经理的这番沟通,总监反复考虑了这件事情的利弊,最终同意了他的建议。春节前一个月,在部门会议上,总监宣布了年后第一周市场部全体人员一起出国游的决定,市场部人心振奋。部门会议后,刘经理单独找其中两位员工谈了话,通过谈话,两位员工觉得在出国游这件事上刘经理最大限度地维护了他们的面子和利益,因此在春节前的最后一个月,和其他员工一起为公司创造了亮丽的业绩。出国游结束后,这两位员工积极协调家庭和工作问题,如遇确实无法协调时,便主动向刘经理汇报请示,利用休息时间加班完成工作,不但没有给其他同事造成工作上的负担,还逐渐在部门中脱颖而出。

 
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